生産性向上と業務効率化の違いとは？成功事例から学ぶ具体的な進め方とアイデア8選

こんな悩みに答えます。

「生産性向上」という言葉はよく使われますが、その本当の意味や正しい進め方を理解しないままでは、せっかくの努力が空回りしてしまいがちです。最悪の場合、現場に余計な負担をかけてしまうことにもなりかねません。

そこでこの記事では、「生産性向上」と「業務効率化」の明確な違いから、失敗しないための具体的な進め方、明日からすぐに試せる業務改善のアイデアまで、わかりやすく解説します。

記事を読み終える頃には、自社の課題を解決するために「何から始めるべきか」が明確になっているはずです。

「生産性向上」と「業務効率化」の違いとは？

「生産性向上」と「業務効率化」、似たような場面で使われる言葉ですが、実は意味が異なります。この違いを理解することが、成果を出すための第一歩です。

生産性向上とは「投入資源に対する成果の割合」を高めること

生産性とは、投入した資源（インプット）に対して、どれだけの成果（アウトプット）を生み出せたかを示す指標です。投入資源には、従業員の労働時間、コスト、設備などが含まれます。

つまり「生産性向上」とは、この割合を高めることを指します。具体的には、以下の2つのアプローチが考えられます。

• アプローチ1：投入資源（労働時間やコスト）を減らしつつ、成果を維持または向上させる。
• アプローチ2：投入資源を維持または増やしつつ、それ以上に大きな成果を出す。

例えば、「10時間かかっていた作業を8時間で終えられた」というのは、アプローチ1の典型的な例です。

業務効率化は生産性向上のための「手段」のひとつ

一方、「業務効率化」とは、業務プロセスの中に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、より少ない時間やコストで作業を進められるようにすることです。これは、先ほどのアプローチ1に該当します。

つまり、業務効率化は生産性を向上させるための「手段」の一つなのです。生産性向上という大きな目的の中に、業務効率化という具体的なアクションが含まれているイメージです。

注意！「効率化」だけを追い求めると生産性が下がることも

ここで注意したいのが、「業務効率化＝生産性向上」と短絡的に考えないことです。例えば、コスト削減のために顧客サポートの時間を無理に短縮した結果、顧客満足度が下がり、売上が減少してしまったらどうでしょうか。

これは、投入資源（コスト）は減らせたものの、成果（売上）も減ってしまったため、結果的に生産性が下がってしまった例です。業務効率化を進める際は、サービスの品質や成果が落ちていないか、常に全体を見渡す視点が欠かせません。

なぜ今、多くの企業で生産性向上が求められるのか？

近年、多くの企業が生産性向上を重要な経営課題として掲げています。その背景には、日本が直面する社会的な変化があります。

理由1：労働人口の減少と深刻な人手不足

少子高齢化が進む日本では、働き手となる生産年齢人口が年々減少しています。限られた人材でこれまでと同じ、あるいはそれ以上の成果を出すためには、一人ひとりの生産性を高めることが不可欠です。少ない人数でも事業を継続し、成長させていくための必須条件と言えるでしょう。

理由2：働き方改革の推進による労働時間への意識変化

政府が推進する「働き方改革」により、長時間労働の是正や多様な働き方の実現が求められるようになりました。単に労働時間を短くするだけでなく、短い時間で高い成果を出す、つまり生産性を向上させることが、従業員のワークライフバランスと企業の競争力強化の両立に繋がります。

理由3：グローバル化による市場競争の激化

インターネットの普及により、企業は国内だけでなく、世界中の企業と競争する時代になりました。価格や品質で優位に立つためには、徹底したコスト削減や、新しい価値を生み出すためのスピード感が求められます。生産性向上は、この厳しいグローバル競争を勝ち抜くための重要な鍵となります。

生産性向上に取り組む前に！失敗しないための3つのステップ

「よし、生産性を上げよう！」と意気込んでも、やみくもに始めては失敗してしまいます。着実に成果を出すために、以下の3つのステップで進めましょう。

ステップ1：現状の業務を「見える化」して課題を洗い出す

まずは、誰が、いつ、どのような業務に、どれくらいの時間をかけているのかを正確に把握することから始めます。業務フロー図を作成したり、各担当者に日々の業務内容を記録してもらったりして、業務全体を「見える化」しましょう。

そうすることで、「この会議は本当に必要か？」「この入力作業は二度手間になっていないか？」といった課題が具体的に見えてきます。

ステップ2：課題の優先順位をつけ、具体的な目標を設定する

洗い出した課題すべてに一度に取り組むのは現実的ではありません。「改善したときの効果（インパクト）」と「取り組みやすさ（実現性）」の2つの軸で評価し、優先順位をつけましょう。

そして、「〇〇の作業時間を月20時間削減する」「見積もりの回答スピードを2日から1日に短縮する」のように、誰が見ても達成度がわかる具体的な数値目標（KPI）を設定することが重要です。

ステップ3：改善策を実行し、効果を測定する（PDCAサイクル）

目標が決まったら、具体的な改善策を実行します。そして、必ず「やりっぱなし」にせず、一定期間が過ぎたら効果を測定しましょう。目標は達成できたか、達成できなかった場合は何が原因だったのかを振り返り、次の改善策に活かします。このPlan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Action（改善）のPDCAサイクルを回し続けることが、生産性向上を成功させる秘訣です。

明日から試せる！業務効率化の具体的なアイデア8選

ここでは、生産性向上に繋がる業務効率化の具体的なアイデアを8つご紹介します。自社で取り入れられそうなものがないか、ぜひチェックしてみてください。

方法1：不要な業務をやめる・減らす（ECRSの原則）

業務改善の基本的な考え方として「ECRS（イクルス）の原則」があります。これは、改善効果が高いとされる順番に並べられた4つの視点です。

E (Eliminate)：その業務、なくせないか？（排除）

最も効果が高いのが、業務そのものをなくしてしまうことです。「慣例で続けているだけの報告書」「参加者のほとんどが発言しない定例会議」など、やめても支障がない業務はないか見直してみましょう。

C (Combine)：まとめて一緒にできないか？（結合）

複数の業務や工程を一つにまとめることで、手間を減らせる場合があります。「別々に行っていたデータ入力を一括で処理する」「複数の部署で行っていた備品発注を一本化する」などが例として挙げられます。

R (Rearrange)：順序を入れ替えて効率化できないか？（交換）

作業の順番を入れ替えるだけで、全体の流れがスムーズになることがあります。「承認プロセスを簡略化するために、先に必要な情報をすべて揃えてから申請する」といった工夫です。

S (Simplify)：もっとシンプルにできないか？（簡素化）

業務をなくしたりまとめたりできない場合は、より簡単な方法にできないか考えます。「報告書のフォーマットを簡素化する」「チェック項目を減らす」など、作業の負担を軽減する工夫です。

方法2：業務マニュアルを作成し、作業を標準化する

特定の担当者しかできない「属人化」した業務は、生産性向上の大きな妨げになります。誰が担当しても同じ品質で作業ができるように、業務マニュアルを作成して作業手順を標準化しましょう。これにより、品質が安定するだけでなく、新人の教育コスト削減にも繋がります。

方法3：情報共有ツールを導入し、コミュニケーションロスをなくす

「あの件、どうなった？」「〇〇さんしか知らない」といったコミュニケーションロスは、業務の停滞を招きます。ビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールを導入し、リアルタイムで情報を共有できる環境を整えることで、無駄なやり取りや確認作業を大幅に削減できます。

定例会議のアジェンダと議事録を徹底する

目的が曖昧な会議は、時間の浪費です。会議を行う際は、必ず事前にアジェンダ（議題）を共有し、参加者に目的を明確に伝えましょう。また、会議後には決定事項と担当者を明記した議事録を作成・共有することで、「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、次のアクションにスムーズに繋げることができます。

方法4：RPAやAIで定型業務を自動化する

データの入力、請求書の発行、レポート作成といった毎月発生する定型業務は、RPA（Robotic Process Automation）やAIツールで自動化できる可能性があります。人がやるべき付加価値の高い業務に集中するためにも、積極的に自動化を検討しましょう。

方法5：ペーパーレス化を推進しコストと時間を削減する

紙の書類は、印刷、保管、検索、廃棄に多くのコストと時間がかかります。契約書を電子契約に切り替えたり、稟議書をワークフローシステムで電子化したりすることで、ペーパーレス化を進めましょう。コスト削減だけでなく、情報検索性の向上やテレワークの推進にも繋がります。

方法6：ノンコア業務はアウトソーシング（外部委託）も検討する

経理、総務、人事といった、企業の中心的な業務ではない「ノンコア業務」は、専門の外部企業に委託（アウトソーシング）するのも有効な手段です。自社の従業員は、売上に直結するコア業務に集中できるようになり、組織全体の生産性向上が期待できます。

方法7：研修や資格取得支援で従業員のスキルアップを図る

従業員一人ひとりのスキルが向上すれば、組織全体の生産性も向上します。ITスキルの研修や、業務に関連する資格の取得を支援する制度を設けるなど、従業員の成長を後押しする投資も重要です。これは、従業員のモチベーションアップにも繋がり、長期的な企業の成長に貢献します。

方法8：自社の課題に合ったITツール・システムを導入する

現在では、SFA（営業支援システム）、CRM（顧客管理システム）、生産管理システムなど、特定の業務課題を解決するための様々なITツールが存在します。ステップ1で洗い出した自社の課題を解決するために、最適なツールを導入することも、生産性向上への近道です。

【成功事例】ITツール導入で属人化を解消し、生産性を劇的に向上させたケース

様々なアイデアをご紹介しましたが、特に「属人化の解消」と「情報資産の活用」は、多くの企業にとってインパクトの大きい改善テーマです。ここでは、ITツールの導入によってこれらの課題を解決し、生産性を劇的に向上させた製造業の事例をご紹介します。

多くの製造業が抱える課題：図面探しと見積もり作成に膨大な時間がかかっていた

多くの部品や製品を扱う製造業の現場では、「過去に作ったあの製品の図面はどこだっけ？」「似たような案件の見積もり、いくらで出したかな？」といった探し物に多くの時間が費やされていました。

ベテラン社員の記憶だけが頼りで、その人がいないと見積もりが作れない「属人化」も深刻な課題。結果として、見積もりの提出が遅れて失注したり、担当者によって価格がバラバラになったりする問題が発生していました。

解決策：AI搭載クラウドサービス「SellBOT」の導入という選択

この課題を解決するために、ある企業が導入したのが、AIによる類似図面検索や図面の一元管理ができるクラウドサービス「SellBOT」でした。SellBOTは、過去の図面や見積もり情報をすべてクラウド上で管理し、必要な情報を誰でも瞬時に探し出せるようにするツールです。

導入後の驚くべき効果：見積もり時間を1/3に短縮、創出された時間でコア業務へ集中

SellBOTの導入効果は絶大でした。これまで非効率だった業務が劇的に改善され、組織全体の生産性向上に繋がったのです。

効果1：AI類似図面検索で「探す時間」を90%削減

キーワードやお客様の名前で検索するだけで、目的の図面がすぐに見つかるようになりました。さらに、AIが図面の形状を読み取って類似の図面を自動で探し出してくれるため、従来30分かかっていた図面検索が、平均3分程度で完了。約90%もの時間短縮に成功しました。「探す」という非生産的な時間がなくなり、担当者は本来の業務に集中できるようになったのです。

効果2：見積もり業務の標準化で「属人化」を解消し、ノウハウを継承

AIが過去の類似案件を提示してくれるため、経験の浅い担当者でも、ベテラン社員が作った過去の見積もりを参考に、根拠のある価格を迅速に算出できるようになりました。これにより、見積もり作成時間は従来の1/3以下に短縮。担当者による価格のバラつきもなくなり、業務の属人化が解消されました。ベテランのノウハウが、組織の資産として継承される仕組みができたのです。

効果3：全社的な情報共有が進み、組織全体の生産性が向上

図面や見積もり情報が一元管理されたことで、営業部門や生産管理部門など、他部門との情報共有もスムーズになりました。全社的に過去の実績を簡単に確認できるようになったことで、組織全体の生産性向上に繋がっています。

まとめ：生産性向上は、自社の課題を正しく理解し、小さな改善を積み重ねることから始まる

この記事では、生産性向上と業務効率化の違いから、具体的な進め方、そして成功事例までを解説しました。

重要なのは、生産性向上は「掛け声」だけでは実現しないということです。まずは自社の業務を「見える化」して課題を正しく認識し、優先順位をつけて、できることから改善を積み重ねていく。この地道な取り組みこそが、大きな成果に繋がります。

今回ご紹介したアイデアや事例を参考に、ぜひあなたの会社でも生産性向上の第一歩を踏み出してみてください。

業務効率化と生産性向上に関するよくある質問（Q&A）