SellBOTが社長の相棒に
～時間75%減、見積りの山から社長を解放～
- 所在地：
- 東京都
- 業種：
- 機械部品製造
- 従業員数：
- 14名
- 導入時期：
- 2023年8月
導入前／導入後
BEFORE
- 見積もり業務が実質1名に集中し、属人化
- 多くの依頼に迅速な対応が難しく、処理が滞留
- お客様に対し、見積もり提示まで最長1週間のお時間をいただくことも
- 担当者の大きな業務負担になっていた
AFTER
- 見積もりの滞留がほぼなくなり、抱える案件数が約半分に減少
- 従来1週間かかっていた見積もりも、当日～2、3日での対応が可能に
- 1枚あたりの見積もり作業時間が、以前の約4分の1に短縮
- 1人作業から複数名での同時作業体制へ移行
- 最終チェックは社長が行うだけのスムーズな業務フローを確立
- 過去実績の参照により、外注先との交渉が円滑化
- 単価設定の誤りが減少し、見積もり全体の精度が向上
- 大きなミスがなくなり、売上向上にも貢献
インタビュー
―SellBOTを選んだ理由は？
見積もり業務の属人化と、それに伴う対応の遅れは、私たちにとって長年解消すべき喫緊の課題でした。この根深い問題を解決し、業務効率を抜本的に高めるために、私たちはSellBOTの導入を決断しました。導入以前、見積もり作業は実質的に1名の担当者に集中しており、日々寄せられる多くのご依頼に対し、迅速な対応が難しい状況が続いておりました。お客様に対して「お見積もりをお断りする」ことは決してありませんでしたが、心苦しいながらも「1週間ほどお時間をください」とお願いせざるを得ないケースが頻発していたのです。この状況は、お客様にご迷惑をおかけするだけでなく、担当者の大きな負担にも繋がっておりました。私たちは、この属人化された体制から脱却し、複数名で効率よく、かつ正確に見積もり業務を遂行できる仕組みを構築する必要性を強く感じていました。いくつかの選択肢を比較検討する中で、SellBOTが持つ直感的な操作性と、私たちの求める機能要件とのバランスが最も優れていると判断し、導入への期待を込めて選定するに至りました。業務のスピードアップと体制の強化、この二つを実現する上で、SellBOTが最適なソリューションであると確信したのです。
―導入効果は？
長年課題であった見積もり業務は劇的に改善され、その効果は私たちの期待を大きく上回るものでした。最も顕著な変化は、見積もり作成にかかる時間の大幅な短縮です。以前は日常的に発生していた見積もりの滞留はほとんどなくなり、抱える案件数はおおよそ半分程度にまで減少しました。特筆すべきは対応速度の向上で、かつて1週間を要していた案件も、現在では当日中、長くとも2、3日以内にはお客様へご提示できるようになっています。1枚あたりの作業時間に至っては、感覚的にも以前の4分の1程度にまで短縮されたと実感しております。これはSellBOTの導入により、従来1名で行っていた作業を複数名で同時に、かつ効率的に進められるようになったことが大きな要因です。各担当者が入力した内容はシステム上で共有され、最終チェックを社長が行うというスムーズなフローが確立されました。さらに、過去の見積もり実績がデータとして蓄積され、容易に参照できるようになったことで、外注先との価格交渉も以前よりスムーズに進められるようになりました。システムが過去の単価や類似案件を提示してくれるため、単価設定の誤りも大幅に減少し、見積もり全体の精度向上にも繋がっています。結果として、大きなミスが削減され、売上向上にも貢献するという、喜ばしい成果を得ることができました。
―SellBOTを活用した今後の展望は？
SellBOT導入によって得られた業務効率化と精度向上の実績を踏まえ、私たちはこのシステムをさらに深く活用し、見積もり業務のさらなる進化と、将来的には事業全体のDX推進に繋げていきたいと考えております。目下の目標としては、現在最終チェックを行っている工程をさらに効率化し、将来的にはシステムが提示する見積もり内容に基づいて、お客様へ直接返信できるような体制を構築することです。これにより、対応リードタイムの一層の短縮と、それに伴う顧客満足度のさらなる向上が期待できると見込んでいます。また、中長期的には、SellBOTと現在運用している生産管理システムとの連携を本格的に進めていく計画です。見積もり情報と生産情報をシームレスに繋げることで、受注から生産、納品に至る一連のプロセス全体を可視化し、より精度の高い生産計画の立案やリソースの最適配分、さらには迅速な経営判断に資するデータ活用が可能になると考えております。SellBOTは、単なる見積もり作成ツールとしてだけでなく、私たちのビジネスプロセス全体を最適化し、持続的な成長を支えるための戦略的な基盤として、今後ますますその重要性を増していくことでしょう。この強力なパートナーと共に、お客様への提供価値を最大化していく所存です。