SellBOTで自社ノウハウ見える化を実現
～見積りから図面検索までフル活用～

SellBOTで自社ノウハウ見える化を実現　～見積りから図面検索までフル活用～
株式会社中山製作所様
所在地：
埼玉県
業種：
一般機器部品製造
従業員数：
45名
導入時期：
2024年1月

導入前／導入後

BEFORE

  • 見積もり作成が社長一人に集中し、情報が共有されていなかった
  • 単価やチャージの根拠が社長の経験と記憶に依存し、他の担当者には把握困難だった
  • 同じ図面でも品番が異なると、過去の類似案件を探すのに膨大な時間がかかっていた
  • 膨大な図面データから特定の図面を探し出す作業が大きな負担に
  • 見積もり提出までに時間がかかり、業務効率の低下を招いていた

AFTER

  • SellBOTへの図面アップロードで、過去の類似図面を数秒から数十秒で発見できるようになった
  • 品番が異なる類似図面も簡単に見つけ出せるようになり、探す手間が大幅に削減
  • 類似図面がなければ新規案件と即座に判断でき、無駄な検索時間を排除できた
  • 見積もり担当者の精神的な負担が軽減され、より価値の高い業務に注力できるように
  • 見積もり業務全体のリードタイムが短縮され、業務の質が向上
  • 今後の見積もりオペレーションの方向性が明確になり、さらなる改善への道筋が見えた

インタビュー

―SellBOTを選んだ理由は？

見積もり業務における属人化という長年の課題と、非効率な過去案件の検索作業からの解放という、二つの大きな期待がありました。これまで、見積もり作成は社長一人が担当しており、単価設定や細かなチャージの根拠といった重要な情報が、社長の経験と記憶の中に留まっている状態でした。これは業務の円滑な進行を妨げるボトルネックであると同時に、貴重な知識やノウハウが社内で共有されず、将来的な事業継続のリスクにもなり得るという課題認識がありました。さらに、日常業務において、お客様からいただく図面の中には、過去に扱ったものと実質的に同一でありながら、品番だけが変更されて依頼されるケースが少なくありませんでした。その都度、社内の膨大な図面データの中から該当するものを探し出す作業は、貴重な時間を奪い、担当者の大きな負担となっていたのです。「この図面、以前にも対応した記憶があるのだが…」と感じつつも、確証を得るためには過去のデータを一つひとつ虱潰しに確認する必要があり、見積もり提出までのリードタイムにも影響を与えていました。このような状況を改善すべく、いくつかのシステムを比較検討しましたが、多くは類似図面検索機能に特化していました。その中でSellBOTは、検索機能に加え、見積もり機能も搭載していた点が、我々のニーズに最も合致すると判断しました。見積もりから図面検索までをシームレスに連携できる可能性に大きな魅力を感じ、属人化からの脱却と業務効率の抜本的な向上を目指し、SellBOTの導入を決定しました。

―導入効果は？

最も顕著な変化として現れたのは、長年にわたり業務効率を圧迫していた過去の類似図面を探す時間が劇的に短縮されたことです。これまで、お客様からご提示いただく図面が、以前取り扱ったものと実質的に同じ内容であっても、品番が異なっているだけで、該当データを見つけ出すのに多大な時間を費やしていました。この探索作業は、見積もり業務全体のリードタイムを長期化させる要因の一つであり、時に機会損失にも繋がりかねない状況でした。しかし、SellBOTの類似図面検索機能は、この長年の課題に対する明確かつ効果的な解決策をもたらしてくれました。具体的には、新たに見積もり依頼が寄せられた際、まず図面データをSellBOTにアップロードします。すると、数秒から数十秒という短時間で、類似性の高い過去図面を表示。もし類似図面が見つかれば、過去の単価や製作条件などを参照することで、迅速かつ的確に見積もり作成に着手できます。逆に、類似図面が表示されなければ、それは「過去に実績のない新しい案件である」と即座に判断でき、無駄に該当データを探し回る時間を完全に排除することが可能となりました。この「探す手間の削減」がもたらした効果は想像以上に大きく、見積もり担当者の精神的な負担も著しく軽減されたと感じています。結果として、創出された時間をより付加価値の高い業務、例えば価格設定の精査やお客様との綿密なコミュニケーションに充てることが可能となり、業務全体の質の向上にも明確に繋がっています。

―SellBOTを活用した今後の展望は？

SellBOTの導入は、単に特定の業務課題が解決されたという短期的な効果に留まらず、当社の今後の見積もりオペレーション全体の方向性を照らし出し、その最適化に向けた大きな転換点となったと認識しております。これまで、見積もりに関わるプロセスは、どうしても個々の担当者の経験や勘に依存する部分が多く、業務の標準化やさらなる効率化を推進する上で、具体的な道筋や改善策を描き出すことが難しい側面がありました。しかし、SellBOTが提供する多彩な機能とその効果的な活用方法を検討する中で、より体系的で効率的な、そして何よりも再現性の高い業務フローを構築できるという確かな手応えを感じ始めています。現在は、類似図面検索の効率化が主な導入効果として顕在化していますが、今後はSellBOTに蓄積されていく豊富な見積もりデータを多角的に分析することで、より戦略的な価格設定の実現や、お客様へのご提案内容の質の向上、さらには新たなビジネスチャンスの発見にも繋げられるのではないかと期待しています。将来的には、社長だけでなく他の社員もSellBOTを自在に使いこなし、誰でも迅速かつ正確な見積もり対応ができる体制を確立していくことが目標です。SellBOTは、属人化からの完全な脱却、継続的な業務効率の向上、そしてデータに基づいた的確な意思決定といった、私たちが目指す先進的なオペレーションを実現するための、強力な推進力となると確信しています。