記憶頼り脱却、図面検索時間90%減
〜SellBOTで加速する提案力と成長戦略〜
- 所在地：
- 大阪府
- 業種：
- 計測器設計・製作
- 従業員数：
- 10名
- 導入時期：
- 2024年10月
導入前／導入後
BEFORE
- お客様への見積り提出が遅れがちで、受注機会に影響
- 過去の取引データの参照が困難な状況
- 上記問題を解決するAIを活用した効率的なソフトウェアを探索
AFTER
- 見積り回答時間が確実に短縮され、お客様とのやり取りがスムーズに
- OCR機能により、長い商品名などのテキスト入力時間が大幅に短縮
- 社長が外出先からでも見積り状況をリアルタイムで確認可能に
- 見積りの正確性が向上し、お客様との信頼関係構築に貢献
インタビュー
―SellBOTを選んだ理由は？
弊社では特注品を多く扱っており、数年に一度といった頻度でリピート注文をいただくことが少なくありません。その度に、過去の図面を探し出す作業が発生するのですが、これまでは主に担当者の「記憶」と「わずかな記録」に頼らざるを得ない状況でした。この図面検索の非効率性が業務のボトルネックとなり、担当者が変わったり、万が一退職してしまったりすると、過去の案件の詳細が誰にも分からなくなるというリスクを抱えていたのです。知識やノウハウの社内共有も困難で、見積り作成においても、過去の類似案件を探す手間や、図番・品名といった情報を一つひとつ手入力し、間違いがないかマーカーで二重チェックするなど、多大な時間と労力を費やしていました。SellBOTを選んだ決定的な理由は、これらの長年の課題を解決し、業務のあり方を根本から変革できる可能性を感じたからです。最大の決め手は、担当者の記憶に頼っていた業務を標準化し、誰でも必要な過去の情報を迅速かつ正確に引き出せるようになる点です。これにより、業務の属人化を解消し、担当者が変わってもスムーズに業務を引き継ぐことができ、会社として貴重なノウハウを確実に蓄積していけると考えました。また、図面検索や見積書の手入力といった作業にかかる時間的コストを考慮すると、SellBOTを導入することで得られる生産性向上のメリットは非常に大きく、費用対効果も高いと判断しました。担当者のマンパワーを、より創造的で付加価値の高い業務に振り分けることができるという点も、大きな魅力でした。
―導入効果は？
SellBOT導入後、長年抱えていた課題は期待以上に改善され、その効果の大きさを日々実感しております。特に時間短縮の効果は顕著で、業務効率が飛躍的に向上しました。例えば、これまで外注手配のために図面を探す作業には、長い時で30分ほど要していましたが、SellBOT導入後は平均してわずか3分程度で完了できるようになりました。これは、約1/10の時間短縮に相当します。また、類似案件の有無によって手配にかかる日数が変動する業務においては、以前は3日かかっていたものが、SellBOTによって類似図面を即座に見つけ出せるようになったことで、1日で完了するケースも出てきており、業務によっては約1/3にまで短縮されています。見積り作成にかかる時間も、従来の1/3以下になりました。SellBOTが過去の類似案件を瞬時に提示してくれるため、案件探しに時間を費やす必要がなくなりました。さらに、図面情報などを手入力する必要がなくなったことで、見積書の作成ミスそのものがなくなり、これまで神経を使いながら行っていた二重チェック作業からも解放されました。当初想定していなかった嬉しい効果としては、OCRの読み取り精度の高さが挙げられます。手書きのメモを含め、様々な紙媒体の情報を高精度でデジタル化し、検索対象にできるため、過去の細かな情報も漏らさず活用できるようになりました。これは、業務の質をさらに高める上で非常に役立っています。そして心理的な側面では、「SellBOTで検索して見つからない」という結果は、「これ以上探す必要はない」という明確な判断基準となり、無駄な探索時間を費やすことがなくなりました。これにより、精神的な負担も軽減され、迅速に次のアクションへ移れるようになったことも大きな変化です。
―SellBOTを活用した今後の展望は？
SellBOTを用いて過去の類似案件や成功事例を瞬時に引き出し、お客様それぞれのニーズや背景を踏まえた、より付加価値の高いご提案をスピーディに行うことを目指します。これまでは、お客様から新たなご要望をいただいた際に、関連する過去の情報を探し出すのに時間を要し、ご提案までに間が空いてしまうこともありました。しかし、SellBOTがあれば、必要な情報を即座に参照できるため、お客様をお待たせすることなく、的確な情報提供や具体的なご提案が可能になります。例えば、過去に納品させていただいた製品の改良点をご提案したり、お客様の状況に合わせて関連性の高い別の製品をご紹介したりするなど、より積極的で細やかな働きかけができるようになると期待しています。将来的には、蓄積された膨大なデータを分析することで、お客様ご自身も気づかれていない潜在的なニーズを掘り起こしたり、市場の動向を捉えた新しいサービスの開発につなげたりすることも視野に入れています。SellBOTは、単なる業務効率化ツールという位置づけに留まらず、顧客満足度の向上、そして私たちのビジネスそのものの成長を力強く後押ししてくれる戦略的なパートナーであると確信しています。お客様との信頼関係をこれまで以上に深め、共に発展していけるよう、今後もSellBOTの活用を積極的に進めてまいります。