紙図面の捜索に1時間——「部品探しのイベント」をゼロへ。遠方拠点との情報連携と設計DXを実現したSellBOTの威力

当社は創業から50年以上、埼玉県川口市を拠点に「リネンサプライ業界」向けの機械を専門に手掛けているメーカーです。リネンサプライというのは、ホテルや旅館、病院などで使われたシーツやタオル、枕カバー、浴衣、作業着などを回収・洗濯し、再び納品する事業のことですね。当社はその洗濯されたリネン類を自動でたたむ機械「フォルダー」を中心に開発を行っています。

たたむ作業は、工場における最終仕上げの工程にあたります。そのためフォルダー単体だけでなく、工場内の作業を省人化・効率化するための各種周辺装置や、プラント全体の提案も行っています。また代理店様経由で、洗濯工場に頼まず自社で作業着などを洗ってたたんでいる他業種のお客様へ導入いただく機会も増えています。現在では日本全国の有名な温泉地やホテルはもちろん、海外27の国と地域へ当社の機械をお届けしています。

ホテルや旅館でお使いいただく製品は、それぞれの特色やデザイン性を出すために、あえて規格から外れたサイズや独自の生地・柄を採用されるケースが多いです。コピー用紙のように「A4やA3」と規格が決まっていればやりやすいのですが、そうはいきません。規格外のサイズや色柄、異なる生地の質感であっても、すべて均一の品質でキレイに折りたたむ必要があり、そこには様々な技術的工夫が求められます。

そのため、カタログに掲載している標準モデルはありつつも、お客様ごとの工場レイアウトや生産方式に合わせて、ほぼ一品一様のオーダーメイドで機械を仕立ててご提供しています。社内に板金工場をはじめ一から作れる設備を揃えているため、突然の保守・修理対応でも自社ですばやくパーツを供給できるのが強みです。ただその反面、業務を効率よく進めるという点では長年大きな課題を抱えていました。

一番のネックになっていたのは「過去図面の特定と検索作業」です。お客様から修理の依頼が入った際、オーダーメイドで製造しているため、どの納入先の・いつの機械の・どの部品かを特定して図面を探し出す必要があります。創業50年以上の歴史があるため、30年前の古い機械だと昭和時代の手書き紙図面を掘り出さなければなりません。

棚から重いファイルを引っ張り出してページをひたすらめくって探す作業になり、目当ての図面が見つかるまでに1時間ほどかかっていました。社内ではこれを冗談めかして「部品探しのイベント」と呼んでいたのですが、この作業が発生すると設計担当者の手が完全に止まってしまい、他の設計業務が遅れてしまうのが深刻な問題でした。

はい。当社は川口(埼玉県川口市)の設計室のほかに関西や九州にも事業所を構えていますが、図面は社内における機密情報です。安全面の理由から、従来の社内ネットワークでは遠方拠点からWeb経由で図面を直接検索できる環境を作ることができませんでした。

そのため九州などの拠点でお客さま対応をするスタッフは、図面を自分たちで探す手立てがなく、毎回本社の設計課へ問い合わせるしかありませんでした。「手元に資料や図面がない状態で対応しなければならない」というのは遠方のスタッフにとって大きな負担でしたし、問い合わせを受ける設計課の業務も中断されていたわけです。

さらに、当社の設計は一案件に対して一次設計者が専任で対応する体制をとっています。すると、ほぼ同じ形状のパーツであっても「全長が10mm違うだけ」で別の新しい図番として図面が起こされてしまい、製造現場から見ると「似たような部品が違う図番で大量に流れてくる」という属人化や作業のムダも起きていました。

実は弊社のスタッフが前職で別の図面管理・検索システムを使っていた経験がありまして、そのスタッフの前職での知識を踏まえつつ、今回の社内課題を解決できるツールを色々と調べる中で出会ったのがSellBOTです。

その中で他社システムと比較した際の大きな決め手は、「どれだけ利用人数を増やしても費用が増えない定額制」という点でした。一般的な図面管理・検索システムだと、アカウント数や容量が増えるたびに費用が増額し、その都度経理と調整して稟議書を出さなければならず、社内へ広げる際の大きな壁になります。SellBOTなら一定の費用で利用メンバーを柔軟に増やしていけるため、運用がとてもやりやすいと感じました。

機能面でも、1枚単位で登録するシステムと違って、SellBOTは機種や装置ごとにフォルダ形式で図面をまとめて整理・管理できる仕組みが当社の機械作りに合っていました。類似検索の精度も他社に引けを取らないほど高かったです。また、閲覧・印刷・ダウンロード等の権限をユーザーごとに細かく設定できる安全体制が整っていたため、社内での導入許可もスムーズに得られました。

以前は紙のファイルをパラパラとめくって1時間近くかかっていた図面の捜索作業が、検索条件を指定することでわずか5分ほどで特定できるようになりました。ベテランの記憶頼みだった検索が、多様な検索ワードを活用することで誰でもスムーズに行えるようになっています。

また、特に目に見えて成果が出ているのが「遠方拠点（関西・九州）からの問い合わせ削減」です。SellBOTを活用することで、セキュリティを保ったまま九州や関西のスタッフ自らがクラウド上で図面や組立図を検索・確認できるようになりました。その結果、遠方からの図面特定に関する問い合わせは半分以下まで減少しています。遠方スタッフの心理的負担が大幅に軽くなったと同時に、設計課も問い合わせ対応に追われることなく、本来集中すべき設計や品質向上の業務に取り組めています。

非常に手応えを感じています。SellBOTで「ブラケット」といった部品名で抽出したり、類似形状検索をかけたりすると、過去に作った、似たような形状の図面が一覧で出てきます。「数年前に描いた図面とまったく同じものが違う図番で存在していた」といった重複パーツがすぐに把握できるため、これらを整理して部品の共通化を進めるための大きな助けになっています。

当社にとってSellBOTは、設計部門の業務効率化はもちろん、技術の継承やパーツの標準化を進めるための「設計DXの入り口として非常に実用的なツール」だと実感しています。

特に当社のように、

・過去図面の検索や特定に時間がかかっている

・設計の手順や部品管理が属人化している

・設計から製造、サービス課、遠方拠点との連携を強めたい

といった悩みを抱えている企業様には、確かな効果を発揮してくれるはずです。定額制で試しやすい点も含めて、検討してみる価値は十分にあると思います。今後はさらに手書きの過去図面も含めてデータベース化を進め、会社全体の生産性向上につなげていきたいですね。