全6拠点の「見積りバラつき」と「属人化」を一網打尽。月2,000枚の図面処理を支えるSellBOTの類似精度と、現場に寄り添う手厚いサポート体制

当社は大阪府八尾市に本社を置き、主に産業用機械や工作機械に使われる各種シャフト製品の精密加工・製造を手掛けているメーカーです。多種多様なご要望に応えるため、国内に複数の製造・営業拠点を構えて展開しています。

月間で約2,000件ほどの図面や見積りを扱っています。そのうちの約3割がリピート案件や過去製品の類似品ですね。日々、全国の拠点から非常に多くの案件が舞い込んできている状況です。

一番困っていたのは「見積り作業の属人化」と「過去実績データの探しづらさ」でした。

従来は各拠点・各営業担当者が各自のやり方で見積りを行っていました。素材や長さ、太さを指定すると概算の加工費が出るような関数組みのエクセルファイルを使って計算する人もいれば、自分の頭の中や記憶をもとに「あの図面は誰に聞けばいいか」を探す人もおり、共通の基準がなかったんです。

そのため、経験の浅いスタッフは「この形状は本当に対応できるか」「加工にどれくらい時間がかかるか」をベテランや現場の技術者に毎回相談する必要がありました。

製品の難易度によりますね。簡単な製品であれば確認して1分以内で返せるものもありますが、材料の発注や外注先の選定が必要な案件、外注先からの返答待ちがあるものになると、回答までに数日から1週間、長いと2週間近くかかってしまうケースもありました。

受注の3割を占めるリピート・類似品において、毎回過去の実績を探し出したり人に聞いたりする手間を省き、やり方を揃えることが会社としての大きな取り組みだったんです。

一番重視していたのは「類似検索の精度」です。上層部としても、類似品の見積りに時間とコストがかかっている点がいちばんのボトルネックだと捉えており、社内で本格的にコスト削減に向けた検討が始まりました。

実際、私が立ち会った範囲でも他社さんに説明に来てもらい比較検討を行ったのですが、当社のボトルネックである「過去の類似図面をいかに正確に素早く引き出せるか」という精度面を吟味した結果、SellBOTが最も優れているという判断に至り、採用を決めました。

多品種多量の図面を扱う当社だからこそ、類似検索の精度が決め手になりましたね。

最初から全社一括で入れるのではなく、まずは九州や東京といった拠点からのスモールスタートでした。そこから手応えを確認しつつ、本社を含めた全国6拠点へと順次展開を進めていきました。

正直なところ、どんなシステムであれ新しい仕組みを入れるときは「これまでのやり方を続けたい」という現場の抵抗感が少なからず生まれます。

当社にはパソコン操作に慣れていないスタッフも多かったため、操作手順マニュアルを自作して配りました。私自身、新しいことを始めるときにマニュアルがあると助かるタイプなので、誰でも迷わず使える環境を整えたんです。

さらに大きかったのが、本社へ入れる際にREVOXの担当者様が直接現地まで足を運び、説明会を開いてくださったことです。メーカー側の本気度が現場にしっかり伝わったことで、「まず使ってみよう」という雰囲気ができあがり、スムーズな定着につながりました。

以前は、営業担当が自分で判断しきれない案件があると、現場の職人やベテランに「これ作れる？どれくらい時間かかる？」と毎回相談しに行っていました。

ですが、SellBOTで類似検索を行えば過去の実績が一発で出てくるため、わざわざ現場に聞きに行かなくても、営業の手元で根拠を持ってスピーディに回答できるようになりました。時には類似で引っかかりづらい図面もありますが、再検索などで工夫しながら活用しており、今では当社の日常業務の中にしっかりと組み込まれて活躍してくれています。

非常に助かっているのが、こちらの急な依頼や相談に対してもすばやく柔軟に対応していただける点です。

例えば今年の7月、加工チャージ率を変更することになった際、ユーザー側では変更できない設定部分だったためREVOXさんにお願いすることになりました。急なお願いだったにもかかわらず、すぐに対応していただき本当に助かりました。

ツール自体の使いやすさはもちろんですが、「困ったときにすぐ相談でき、親身に対応してくれる」という聞きやすさとサポートの手厚さは、本当に心強いと感じています。

当社のように全国に拠点があったり、扱う図面の数が多く過去データの管理や類似照会に課題を感じていたりする企業様にとって、SellBOTは心強い解決策になります。

単にシステムを提供するだけでなく、導入時の講習や急な設定変更にもすぐ伴走してくれる体制が整っているため、安心して社内展開を進めることができます。

今後はAIモデルの刷新によって類似検索の精度がさらに上がると聞いていますので、当社の業務効率化がどこまで進むのか、非常に楽しみにしています。