最長１週間かかった見積りが「即日〜3日」へ。紙管理による属人化を解消し、ものづくりの本質を伝える教育インフラへ

当社は広島市を拠点に、産業用機械に使われる金属部品の精密切削加工を手掛けているメーカーです。お客様から「こういった機械部品を作れないか」というご相談や図面をいただき、まず見積りを作成してお出しします。価格や仕様にご了解をいただいた上で、ご注文いただいてから実際の加工に入る形ですね。

主にプラントや各種装置に使われるポンプ・バルブ類の部品をはじめ、長尺物や三次元の複雑形状など、高い精度が求められる金属加工を得意としています。

そうした製品群の中で、ご依頼の大半を占めているのが「多品種少量生産」です。リピートでまとめて作る製品もありますが、それ以上に「以前納品したあの部品と似ているけれど、一部の寸法や形状が微妙に違う」といった類似品のご相談が非常に多くを占めています。

だからこそ当社では、過去の類似実績や職人のノウハウをいかにすばやく引き出し、正確な見積りと最適な加工プランを組み立てられるかが勝負の分かれ目になります。

一番困っていたのは「見積り作業の属人化」と「過去図面を探す時間」です。長年、過去の実績データや見積り用紙を紙のままファイリングして棚に保管していました。

そのため、類似品の見積り依頼が来たときに「以前似たような加工をやったはずだ」と分かっていても、棚からファイルを引っ張り出して古い紙図面をさかのぼって探す作業にかなりの時間を奪われていたんです。一見きれいにとじられて棚に並んでいても、一度棚に入れてしまうと誰もたどり着けなくなってしまいます。活用するのが難しく、実質的に過去のデータが眠ったまま使えない状態でした。時間をかけて探したのに結局見つからなかったときは、探した時間そのものが無駄になってしまいますからね。

はい。「こういう時はこう加工する」といったやり方や情報が、すべて担当者の頭の中にしかありませんでした。だから見積りを作るたびにその人にいちいち聞きに行かなければならず、確認待ちの手間と時間がかかっていたんです。

その結果、見積りの回答を出すまでに早くて1日〜3日、難易度の高いものやややこしい形状の製品になると約1週間もかかっていました。お客様をお待たせしてしまうだけでなく、社内全体の作業の流れを止めてしまう大きな原因になっていたんです。

見積りの属人化を解消するには「システムを入れて仕組み化するしかない」という話になり、色々と調べ始めたのがきっかけです。

社内で迷いすぎないよう、候補を2〜3社に絞って比較を行いました。その中でSellBOTに決めた一番の理由は、強力な「AIによる図面検索機能」です。図面データを読み込ませるだけで、類似率80%から98%といった高い精度で一瞬にして過去の実績をズラリとリストアップしてくれるスピードと力強さに驚きました。「これなら当社のやり方に一番合っている」と確信して導入を決めた格好です。

経験が浅いスタッフの場合、たとえSellBOTが過去の類似実績を素早く提示してくれても、「この類似データだけで十分なのか」「どの数値をどう調整すべきか」という判断に迷ってしまうことがあります。

そこで当社では、「こういう形状や条件のときは現場の技術者に確認・相談する」といった判断基準を明確にし、必要な確認項目をまとめたフォーマットを用意してフォローを行いました。

こうしてシステムと社内のサポート手順を組み合わせることで、ベテランの経験値に頼っていた判断が仕組み化され、経験の浅いスタッフでも自信を持ってスムーズに見積りを作成できるようになりました。

以前は見積り回答までに長くて1週間近くかかっていた案件が、長くても3日、早いものなら「即日」でお客様にお出しできるようになりました。お客様をお待たせせずスムーズに対応できるようになり、本当に助かっています。

過去に作った製品データは、ひとつ完成するたびにSellBOTに登録され、どんどん溜まっていきます。昔のように紙ファイルで棚に眠らせてそのままにしてしまうのではなく、キーワードや図番、品名から誰でも引っ張り出せる会社の共有資産になりました。今では欠かせない道具になっています。

若手社員や事務スタッフの「教育」という面で、とても良い変化がありました。

事務員が単に見積書を作るだけなら、決められた数字を打ち込むだけでも形にはなります。しかしSellBOTで過去の加工図面や実績に触れることで、「どうしてこの形になっているのか」「なぜこれくらい費用がかかるのか」という、ものづくりの根っこにある理由を理解できるようになってきたんです。

中身を把握できるようになると、ご注文をいただいた後に確認する際も「ここはこうなるんじゃないですか」と早い段階で違和感や気になるところに気づけるようになります。単に数字を追うだけの事務作業から一歩深まり、内容を少しでも理解して仕事に向き合えるようになったことは大きな収穫ですね。

ぜひお伝えしたいのが、製品の良さはもちろんのこと、それを紹介してくれるREVOXさんの手厚いサポートと対応の心地よさです。スタッフの皆さんが自社の製品を大切に思いながら、熱心に向き合ってくださる姿が強く印象に残っています。

こうしたシステムは、一度購入したら「何か不具合があった時だけこちらから連絡する」のが普通だと思っていました。ですがREVOXさんは、月1回のペースで担当の方がフォローや新機能の説明をしてくださり、向こうから「調子はどうですか？」と声をかけてくれます。「こんなことを聞いたら邪魔かな」と迷うような小さな疑問も、連絡をもらったついでに質問できてすぐ解決につながるため、本当にありがたく感激しました。

出張で全国を移動しながらも、限られた時間で親身に教えてくださる姿勢や、担当が変わっても引き継ぎがスムーズで違和感がない点にも感心しました。そうした姿勢から良い刺激を受けたこともきっかけとなり、「働く環境を良くしよう」と当社でも会社の雰囲気づくりや発展という点でも良い影響をいただきました。

SellBOTという製品自体の素晴らしさはもちろんですが、それ以上にREVOXという会社様が製品に自信を持ち、導入後も気持ちよく伴走してくれる体制が整っています。

特定の担当者の頭の中にしかノウハウがない状態に悩んでいる企業様や、過去の図面データを活かしきれていない企業様にとって、作業の効率化と社内教育を同時に進められる心強い道具になります。自信を持っておすすめします。