SellBOTで自社ノウハウ見える化を実現
〜見積りから図面検索までフル活用～

当社の長年の課題は、見積り業務における「属人化」と、それに伴う「過去案件の非効率な検索作業」でした。

まずこれまで、見積り作成はすべて社長一人が担当していました。そのため『単価設定』や『細かなチャージ（追加料金）などの根拠』といった重要な情報が、すべて社長の経験と記憶の中に留まっている状態でした。これは業務の円滑な進行を妨げるボトルネックであると同時に、貴重な知識やノウハウが社内で共有されず、将来的な事業継続のリスクにもなり得るという強い危機感がありましたね。

さらに日常業務において、お客様からいただく図面の中には、過去に扱ったものと実質的に同一でありながら「品番だけが変更されて依頼される」というケースが少なくありませんでした。

そうなんです。「この図面、以前にも対応した記憶があるのだが……」と感じつつも、確証を得るためには過去の膨大な図面データから一つひとつ虱潰しに確認するしかありませんでした。

この探索作業は本当に貴重な時間を奪い、担当者にとって非常に大きな精神的・肉体的負担となっていました。結果として、見積りを提出するまでのリードタイムにも悪影響を与えていたのです。

状況を改善すべくいくつかのシステムを比較検討したのですが、その多くは「類似図面検索機能」だけに特化したものでした。

その中でSellBOTが他社システムと違って魅力的だったのは、強力な検索機能に加えて「見積り機能」も標準搭載されていた点です。これが我々のニーズに最も合致すると判断しました。

見積り作成から図面検索までを一つのシステム内でシームレスに連携できる可能性に大きな魅力を感じ、「これなら属人化からの脱却と、業務効率の抜本的な向上を同時に目指せる」と確信して導入を決定しました。

最も顕著な変化は、長年にわたり業務効率を圧迫していた「過去の類似図面を探す時間」が劇的に短縮されたことです。

現在は、新しく見積り依頼が寄せられた際、まず図面データをSellBOTにアップロードします。するとわずか数秒から数十秒という短時間で、類似性の高い過去の図面がずらりと表示されますよね。

類似図面が見つかれば、過去の単価や製作条件をそのまま参照できるため、迅速かつ的確に見積り作成に着手できるようになりました。

実はそこも非常に助かっていまして。検索して類似図面が表示されなければ、それは「過去に実績のない新しい案件だ」と即座に判断できます。

これまでは「社内のどこかにあるかもしれない」と不安になって無駄に探し回る時間がありましたが、それが完全にゼロになりました。「探さなくていい」という判断が瞬時に下せるメリットは、私たちの想像以上に大きかったですね。

まさにその通りです。この「探す手間の削減」によって、見積り担当者の精神的な負担も著しく軽減されたと感じています。

結果として、削られた時間でお見積り価格の精査や、お客様とのより綿密なコミュニケーションといった「より付加価値の高い業務」に時間を充てられるようになり、業務全体の質が明確に向上しています。

SellBOTの導入は、目先の課題解決だけでなく、当社の今後の見積りオペレーション全体の方向性を明確にする大きな転換点となりました。

これまでは、見積りプロセスがどうしても個人の経験や勘に依存しがちで、業務の標準化に向けた具体的な道筋を描きにくい側面がありました。しかし、SellBOTを活用していく中で、より体系的で、何よりも「再現性の高い」業務フローを構築できるという確かな手応えを感じています。

今後は、SellBOTに蓄積されていく豊富な見積りデータを多角的に分析することで、より戦略的な価格設定や、お客様への提案の質向上、さらには新たなビジネスチャンスの発見にも繋げていきたいと考えています。

将来的には、社長だけでなく他の社員もSellBOTを自在に使いこなし、「誰でも迅速かつ正確に見積り対応ができる体制」を確立していくことが目標です。SellBOTは、私たちが目指す先進的なオペレーションを実現するための、強力な推進力になると確信しています。