SellBOTで紙業務から脱却
～ベテラン見積りが誰でも・どこでも・カンタンに～

SellBOTで紙業務から脱却<br>～ベテラン見積りが誰でも・どこでも・カンタンに～

京都樹脂精工株式会社様

所在地: 京都府
業種: 樹脂精密加工
従業員数: 95名
導入時期: 2023年12月

京都府で樹脂精密加工を手がける京都樹脂精工株式会社様。

同社では、担当者による見積り金額のばらつきや、営業担当者が不在の際に業務が止まってしまう属人化が課題になっていました。さらに、見積り情報を紙で管理していたため、過去案件の検索や社内共有にも手間がかかっていました。

今回は、SellBOTを導入した背景や見積り業務の変化、今後の活用についてお伺いしました。

POINTこの記事の見どころ

担当者によって見積り金額にばらつきがあり、不在時には業務が止まることも

SellBOTの導入により、場所や経験に左右されにくい見積り体制を整え、作成時間を約30％削減

導入前/導入後

RESULT

BEFORE

見積り業務が担当者と紙の情報に依存し、回答に時間がかかっていた

担当者によって見積り金額にばらつきがあった
営業担当者が不在のときは見積り業務が停滞していた
見積り情報を紙で管理しており、検索や共有が難しかった
お客様への回答に時間がかかっていた

AFTER

誰でも、場所を選ばずに見積りを作成できる体制へ

見積り業務を標準化し、担当者による差を抑えられるようになった
出張先やリモートワーク環境でも見積りを作成できるようになった
見積り作成時間を平均10分から約7分へ短縮した
過去の見積りデータを検索・共有しやすくなった
紙の使用量を大幅に削減した

インタビュー

INTERVIEW

担当者への依存と紙管理が、
見積り業務の課題に

SellBOT導入前の見積り業務では、どのような課題を抱えていましたか？

ご担当者様

最も大きな課題は、担当者によって見積り金額にばらつきがあったことです。経験や知識の違いによって判断が変わるため、社内で確認する時間が必要になることもありました。

もうひとつは「お客様への回答に時間がかかること」です。営業担当者が不在の場合には見積り業務“そのもの”が止まってしまうこともあり、担当者に依存した状態になっていました。

見積り情報の管理方法にも課題があったのでしょうか？

ご担当者様

はい。当時は見積り情報を「紙ベース」で管理していました。

過去の案件を確認したくても、必要な情報を探し出すまでに時間がかかりますし、担当者同士で情報を共有するのも困難でした。そういった様々な課題感からスポットではなく「見積り業務全体」を効率化する必要があると感じていました。

導入の決め手は、
複数の見積り課題をまとめて改善できること

そのような中で、SellBOTを導入いただいた“決め手”は何でしょうか？

ご担当者様

担当者によるばらつき、回答時間、属人化、紙管理…、これらの課題を『スポットではなく、まとめて改善できるのではないか』と感じたことが導入の決め手です。

デモンストレーションで実際の操作や機能を確認し、これなら見積り業務を変えられそうだと感じ、導入を決めました。

1つの機能だけではなく「見積り業務全体」を見直せる点というイメージでしょうか？

ご担当者様

そうですね。特定の担当者だけが使う仕組みではなく、社内で見積り業務を標準化するための仕組みとして期待していました。

見積り作成時間を約30％削減、回答も「1日→半日」に

導入後、見積り業務はどのように変わりましたか？

ご担当者様

まず劇的な変化として「場所を選ばずに見積り業務ができるようになった」という点は非常に大きな改善でした。オフィスだけでなく、出張先やリモートワーク環境でも見積りを作成できますし。

また経験や知識に関係なく、一定の手順で見積りを作成できるようになったことも大きいです。

従来は経験値によって作成時間に差が生じていましたが、SellBOTの導入により業務プロセスまで標準化され、担当者間のスキル差に左右されることなく、誰もが一定の品質で見積りを作成できるようになりました。

見積り作成にかかる“時間”にも変化はありましたか？

ご担当者様

ありましたね。具体的には、これまでは平均10分ほどかかっていた作業が、導入後は約7分（30％短縮）程度で作成できるようになりました。

それから「お客様への回答時間」も短くなりましたね。たとえば以前は丸1日かかっていた案件でも、午前中に回答できるケースが増えています。

見積りを作る時間だけでなく、お客様をお待たせする時間も短くなったのですね。

ご担当者様

はい。担当者が不在だから見積りが止まるという状況も減り、社内で対応しやすくなりました。機会損失をなくすという観点でも大きな変化です。

データの蓄積により、
過去案件の検索と共有もスムーズに

紙で管理していた情報は、どのように変わりましたか？

ご担当者様

見積りデータを蓄積し検索できるようになったことで、過去の案件を参照しやすくなりました。必要な情報を探す手間が減り、担当者間での共有もスムーズになっています。

また紙の使用量を大幅に減らせたことも変化のひとつでした。

狭義的には「コストカットへの貢献」なのですが、会社全体としては「SDGsへの取り組み」として打ち出せたり、非常に意義深い改善ですね。

生まれた時間を、お客様対応や新規開拓へ

今後、SellBOTをどのように活用していきたいですか？

ご担当者様

見積り業務の効率化によって生まれた時間を、お客様とのコミュニケーションや新規顧客の開拓など、営業活動に活用していきたいと考えています。

また、蓄積された見積りデータを分析することで、お客様のニーズや市場の傾向を把握し、価格戦略や新しい商品・サービスの検討にも役立てていきたいです。

REVOX担当者

新原顕（しんばら・けん）

株式会社REVOX カスタマーサクセス

株式会社プラポートでは、樹脂切削加工品の営業として顧客訪問や見積り業務に従事。製造業の基礎を学ぶとともに、実務における現場の課題を身をもって体感する。
2023年より株式会社REVOXに参画。製造業での現場経験を活かし、現在はカスタマーサクセスとして「SellBOT」の導入支援から運用の定着化に取り組んでいる。